物流,进博“前传”
出处: 物流之苑   文:    发布时间:2019-12-11 08:49:35.0


 11
月5日,第二届中国国际进口博览会在国家会展中心顺利召开。较首届进博会而言,本届进博会规模更大、品质更高,总展览面积达33万平方米、共有来自150多个国家和地区的3000多家企业参展。如此大规模、高品质的展会能顺利召开,离不开各条线、各单位的协作与配合。东浩兰生集团下属东浩兰生物流公司在本届进博会中承担了品质生活馆(6.2馆)物流及展中销售的任务,并负责医疗器械和医药保健展区展中销售工作,同时参与进博会安检设备运输工作。本届进博会的任务可谓更紧迫、更繁重、更深入、参与面也更广。

9月初,公司接到6.2馆珠宝物流服务的指令,为全力做好各项工作,公司立即成立了进博会专项服务小组,涉及供应链、空运、非贸、关检务、IT、财务、综合办等各单位。此次6.2号馆的物流准备工作可以说是时间紧、变数多,临近开馆前16天,主体申报关区、业务及申报流程等才最终确定该如何操作,大大增加了今年对接服务珠宝馆申报工作的难度。

最“热炒”的客服团队

较之空运进口、关检务项目组、IT组、非贸项目组这些多年合作的团队,6.2号馆的物流客服组是唯一一个临时组建的团队。挑选组员的标准不是工作经验,也不是工作技能,而是英文,能与境外参展商直接沟通,所以这支团队,可以说是最“热炒”的一支队伍??首次组建、首次搭档、首次接触珠宝展会物流工作。客服组由80后郁凝挑大梁,组员大多是90后,面对185家参展商、212家接洽单位,识别2万多条商品数据,对内、对外沟通关务、空运和运输等各类事项,可谓压力山大。没有经验,就用时间来补,大家几乎不分昼夜连轴工作,从最初千头万续,到条理渐清;从晕头转向,到有序推进,客服组逐渐摸清展商需求,建立工作步序,在实践中边学、边做、边摸索。

                                               

 

最“波折”的关务

对于关务工作牵头人丁虎、万卓遥及其团队来说,首届进博会的工作经历犹在眼前,又很快迎来了第二届进博会。虽然有了上届进博会的工作经验,但是,由于进博会珠宝海关申报关区及业务系统迟迟未定,为关务组带来大量反复工作。1个多月的时间里,关务组跟着公司领导在各关区间反复奔波、沟通,很多准备工作不能明确,只能应对不同关区,各做一套通关方案,最终于10月20日才确定在虹桥商务区保税物流中心(B型)申报。

在进境申报方式上,第二届展商一反去年常态,几乎一半以上选择了“保税客带货”的进境模式。于是,关务组至少需提前一天准备好资料,并于每日下午三点前赶到虹桥商务区保税物流中心制作海关关封,接着立即奔赴浦东机场,将关封交与接客带货的人员。从宝山到虹桥、从虹桥到浦东机场,一圈就是130多公里,给关务外勤及押运人员带来非常大的压力,尤其10月30日客带货进境高峰期,共有47个关封客人陆续抵达,从早上7点航班开始,一直忙到凌晨。整个关务组都进入了高强度工作状态,一部分人员专门负责进博会相关工作、日常申报业务都压在了其他人身上,每个人都在加班加点:审核资料、申报、做关封资料、再申报、交单。。。。。。


 

时间最“紧”的系统支持

首届进博会,上万条品名数据全部都是手工输入,让服务于上届的关务团队“吃足苦头”。本届进博会,借鉴去年工作经验,同时为实现对进博会项目的经营分析,提高工作效率,规避申报数据差错,公司提出全程信息化操作的要求,覆盖保税展示、ATA展示、国内物资运输、留购、回运及财务等各环节。

从明确系统开发任务到预计10月20日系统上线,工作周期仅仅只有20天时间,这对于建设系统来说,几乎是“不可能”完成的任务。为此,IT组在分管领导潘自强带领下,分头协作,利用国庆七天假期提前进行前期准备,10月8日召开项目需求分析会,梳理业务流程后立即投入开发,将需求调研、设计、编程、测试和试运行等一系列步骤整合在一起,越临近上线日期,工作越紧张,IT组几乎进入“闭关”模式,晚上在线办公,白天一到公司就一头扎进会议室:讨论、修改、调整、优化,最终在10月15日提前实现了上线试运行;由于时间紧迫,IT组采用“边设计边试用边优化”的系统开发模式,与客服组联合办公、与关检务组远程沟通,配合客服组拿下近2.5万多个商品的清关申报。为使关务申报有良好的商品数据基础,系统反复修改调整公式算法,自动生成物资证明函,提供批量审核功能,双向对接海关金二申报系统,大大提升了关务审核效率、确保了系统数据的准确率,制作品名申报要素的工作量较去年减少近50%。

最“周密”的空运安防

6.2馆的珠宝参展品来自世界各地,均为贵重宝石,展品运抵机场后至布展前,均存放在空运进口贵重品仓库内,由空运进口项目组负责相关操作及安全防护。为此,小组特商定了周密的工作方案,首要标准就是确保安全。10月19日周六,第一批珠宝展品入库,空运进口团队在陆敏带领下,按照拟定的方案要求操作。当天总经理孙安宁、分管领导赵冬云先后赶至仓库现场,查看安防措施,再次提高安保要求。

 独立贵重仓、保险柜、双锁制、监控+红外、前后置行车记录仪、GPS、多条押运路线、24小时轮值、半小时巡查、夜间双岗制、钥匙双人保管……“技防+人防”的多重安全防护,确保展品安全。陆续完成61票货物操作,共81件展品,其中最快的货物于飞机落地后2个多小时就运抵贵重品仓库,较普货8个多小时的进仓速度,大大提前了,这与分管领导赵冬云带队与机场海关及各货栈协调、沟通密不可分。空运团队首次参与服务进博会的相关工作,以周密的部署安排和良好的协作配合,为展品进境提供了第一道安全保障。

 

最“从容”的安检运输

首届进博会,非贸项目组出色得完成了安检设备运输任务,第二届进博会,上海警卫局再次把这项任务交给了物流公司非贸团队。从前期接洽到方案沟通,从人员安排到实施操作,非贸项目组均处理得非常平稳、到位,未让正忙于进博会6.2号馆物流配套工作的分管领导为此分心。但这份“从容”的背后,非贸团队付出了努力,克服了困难: 日常业务不能受影响,还要保障珠宝馆相关运输及集团兄弟单位进博会物品运输任务。为此,非贸项目团队在负责人李颖及崔富春的带领下,提前部署、规范操作、预估难点,将全部车辆和装卸人员投入于进博会工作,日常业务委派给合格供应商完成,从而确保全力以赴服务好进博会,使各项工作有序到位,可谓物流进博会小组中最“从容”的团队。


诚如非贸团队凭借首届进博会期间所积累的工作经验、及多年的团队配合磨炼,才有了第二届进博会服务过程中的“从容”和“淡定”。相信经过本届进博会打磨过的珠宝项目服务团队,在公司各单位的分工协作共同努力下,在实战中历练、摸索、总结之后,也将会形成更加成熟、到位的服务能力,为今后承接同类项目积累宝贵经验。